DMS - Sistema Gestione Documenti
Il DMS (Document Management System), letteralmente “Sistema di Gestione Documenti”, è una categoria di software che facilita la gestione dei documenti aziendali.
Ogni impresa, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve e invia nel tempo un cospicuo numero di dati e di documenti sempre crescenti.
I documenti sono, come ben saprai, sia cartacei che elettronici e il flusso di ricezione, invio, distribuzione è continuo.
Questa mole di dati spesso non viene gestita in maniera organizzata, razionale e accessibile. Risultato? L’impatto sul tempo e sul costo del lavoro è decisamente negativo.
Lascia che ti spieghiamo perché la nostra soluzione ti faciliterà la vita!
Infinity DMS è la soluzione per la completa gestione documentale: accessibile via web, mette a disposizione funzioni avanzate che vanno oltre la semplice archiviazione.
Infinity DMS è un software web che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.
Grazie alla gestione organizzata, i documenti si trasformano in preziose informazioni e gli archivi cartacei scompaiono.
Vuoi gestire al meglio i tuoi documenti aziendali?
Le principali funzionalità del Sistema Gestione Documenti
Infinity DMS è un nuovo approccio alla gestione aziendale, un nuovo modo di organizzare il flusso documentale, uno spazio virtuale per te e per i tuoi collaboratori, che migliora la comunicazione. Grazie alla presenza di My-Desk, lo spazio di lavoro virtuale, ogni tuo collaboratore ha accesso alle informazioni e può collaborare con altri utenti sfruttando un insieme di funzioni specifiche, ovvero:
Ricezione e Acquisizione
Acquisizione di file e documenti in qualsiasi formato di dati.
Classificazione
Classificazione dei documenti in base a specifiche ‘classi documentali’ che consentono l’associazione di ulteriori metadati (attributi) utili al sistema di ricerca.
Check In/Out
Accesso simultaneo allo stesso documento da parte di più utenti.
Condivisione
Condivisione di documenti archiviati in differenti modalità, anche tramite cartelle condivise con diverse profilazioni.
Protocollazione
Acquisizione tramite un’apposita funzionalità in ingresso/uscita.
Versioni e Revisioni
Conservazione delle diverse versioni di un documento per tenere traccia di ogni stadio dell’evoluzione.
Ricerca
Funzione di ricerca grazie al motore Infinity Search.
Distribuzione
Gestione dei documenti, controllo dello stato di completamento e differenti modalità di distribuzione dei documenti per utenti interni e esterni all’azienda tramite ambiente di lavoro virtuale (MyDesk), sistemi di notifiche automatiche via e-mail o SMS, liste automatiche di distribuzione, protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.
Ottieni il DMS per la tua azienda!
Le integrazioni
Infinity DMS è perfettamente integrato con i seguenti software che lo rendono ancora più potente:
Infinity CRM
Per una più completa gestione dei documenti.
Conservazione Sostitutiva
Per la Conservazione Digitale dei documenti a norma di legge.
Gestionali
Permette, previa validazione, l’inserimento automatico degli ordini effettuati e la relativa gestione nel software in uso.
Infinity Portal
Per creare portali Enterprise B2B e B2C.
HR Infinity
Per la completa gestione di tutti gli aspetti relativi alle risorse umane. Si integrano inoltre, strumenti di comunicazione al personale (e con particolare attenzione alla sicurezza) gestendo e organizzando tutti i documenti relativi ai dipendenti.
