Avere un software gestione paghe completo, aggiornato e di qualità è la soluzione perfetta per chi sceglie di elaborare internamente le paghe.
L’obiettivo è infatti quello di automatizzare gran parte delle attività gestionali, ottimizzando i processi e riducendo di conseguenza i costi di elaborazione.
Va sottolineato che nella maggior parte delle imprese, il costo del personale rappresenta l’elemento più importante all’interno dei costi fissi. Proprio per questo motivo diventa fondamentale ridurre non solo i tempi, ma anche i margini di errore relativi alla gestione delle buste paga.
È necessario scegliere un nuovo software per l’elaborazione delle buste paga in tutti i casi in cui queste attività risultino ancora gestite attraverso obsolete tabelle Excel, nonché in tutti i casi in cui la soluzione utilizzata mostri dei limiti evidenti.
Pensiamo per esempio a tutti quei software payroll che non presentano un buon servizio clienti, che non vengono aggiornati in base alle ultime modifiche legislative e che non permettono nessuna effettiva personalizzazione sulle esigenze dell’impresa.
Quali dovrebbero essere quindi le funzioni cruciali da individuare in un nuovo software gestione paghe?
Le funzioni “Must Have” del software gestione paghe
La scelta di un software gestione paghe, deve essere ben ponderata, prendendo in considerazione ogni aspetto delle singole soluzioni.
Per aiutare la decisione abbiamo stilato una lista delle principali funzioni che un software gestione paghe al passo con i tempi deve assolutamente avere. In assenza di uno solo di questi elementi la soluzione è da considerarsi inadatta:
- Personalizzazione del software e delle funzionalità in base alle concrete esigenze dell’azienda;
- Modifiche e aggiornamenti delle anagrafiche facili e veloci, per ridurre le tempistiche e non distogliere l’attenzione da attività ad alto valore aggiunto;
- Aggiornamento automatico del software conseguente ai vari cambi dei Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro, con annessa spiegazione dei mutamenti avvenuti;
- Amministrazione semplificata dei cedolini e dei contratti di assunzione;
- Calcolo automatico di contributi, scatti e imposte relative al personale;
- Gestione facilitata di ferie, permessi, malattie e straordinari;
- Integrabilità con altri software gestionali presenti in azienda;
- Evasione pratica e veloce di stipendi, incentivi, premi di produzione, trattamenti di fine rapporto e via dicendo.
- Funzionalità di analytics, per effettuare con pochi click una sintesi dei dati e per creare facilmente degli export;
Come visto, un moderno software per l’elaborazione delle paghe deve vantare un’ampia gamma di funzionalità.
Il software gestione paghe al servizio del cliente
Tutto dipende peraltro dalle esigenze del singolo cliente: i migliori software payroll sono per esempio disponibili sia in modalità licenza, da installare presso la propria sede o su un data center, sia in modalità Software as a Service.
Sta alla singola realtà scegliere quale soluzione adottare.
Le integrazioni del software gestione paghe
E ancora, i moduli da acquistare vanno scelti in base alle attività proprie di ogni reparto HR, così come le integrazioni possibili: per alcune realtà è infatti ormai improponibile un software paghe che non possa essere integrato con una soluzione per la gestione delle presenze.
Senza alcun dubbio, invece, è necessario per ogni studio e per ogni azienda orientarsi verso un software payroll che si aggiorni autonomamente in base ai cambiamenti normativi relativi ai salari, così da eliminare questa ingombrante preoccupazione.
Con i veloci e frequenti cambiamenti legali, infatti, poter contare su un provider di software paghe in costante passo con i tempi è un vantaggio da non trascurare.
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